Saat ini, surat menjadi hal yang sudah tidak asing lagi bagi masyarakat terlebih dalam dunia bisnis.
Fungsi dari surat ini sendiri yaitu sebagai sarana menyampaikan pesan secara tertulis baik untuk kepentingan pribadi, kedinasan, maupun pihak tertentu. Ada banyak sekali contoh surat bisnis yang perlu diketahui.
Dengan mengetahui beberapa macam contoh surat bisnis ini bisa memberikan gambaran yang jelas ketika hendak membuatnya.
Terlebih mengingat sekarang ini teknologi komunikasi dan informasi yang semakin meningkat menyurat tidak hanya dituliskan diatas kertas saja.
Banyak sekali surat bisnis yang ditulis menggunakan surat elektronik seperti halnya email. Untuk lebih lanjut akan contoh surat bisnis ini, simak ulasannya berikut ini!
Pengertian Surat Bisnis
Sebelum kepada contoh surat bisnis, tentu alangkah lebih baik jika mengetahui pengertian dari surat bisnis itu sendiri.
Surat bisnis merupakan surat yang digunakan oleh seseorang maupun suatu organisasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis mengenai kegiatan dalam bisnisnya.
Biasanya digunakan oleh seseorang yang sering bergelut dalam dunia dagang, maupun lainnya. Surat bisnis ini bisa dibilang salah satu surat dengan jangkauan yang lebih luas dibandingkan dengan surat pribadi.
Banyak surat bisnis yang sering digunakan oleh sebuah perusahaan baik itu surat pesanan, penawaran, atau bahkan surat permintaan penawaran. Surat yang dibuat tersebut memiliki tujuan untuk kelancaran perusahaan yang berimbas pada maju dan berkembangnya perusahaan tersebut.
Fungsi Dari Surat Bisnis
Pada dasarnya adanya surat bisnis ini terbilang penting meskipun saat ini adanya telepon genggam, faksimile, maupun telegram telah banyak digunakan.
Keberadaan surat akan memberikan pernyataan resmi dan bisa dipertanggung jawabkan secara lebih. Penulisan dalam surat pun juga perlu diperhatikan dan disesuaikan dengan kaidah yang disempurnakan.
Berbicara mengenai fungsi ketika membuat surat bisnis ini, ada beberapa fungsi yang menjadi tujuan dari dibuatnya sebuah surat tersebut.
Selain sebagai sarana komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
- sebagai sarana perwakilan bagi pengirim surat sehingga bisa lebih mudah
- Membawa pesan bisnis berisi hal yang perlu ditindaklanjuti
- Sarana menyampaikan permintaan atau permohonan gagasan dalam sebuah bisnis
- Sebagai dokumen tertulis
- Sarana alat pengingat
Contoh Surat Bisnis
Pada dasarnya ketika hendak membuat sebuah surat bisnis tidaklah sulit. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti halnya kop surat, tanggal, tujuan, nomor surat, isi dan siga penutup.
Ke Semuanya harus lengkap agar surat yang dibuat terlihat resmi terlebih ketika digunakan dalam berbisnis.
Bahasa yang digunakan juga harus benar-benar diperhatikan. Berikut beberapa contoh surat bisnis, diantaranya:
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran ini merupakan salah satu surat bisnis yang sering dijumpai dalam dunia bisnis.
Baik pada perusahaan yang menjalankan manufacturing maupun perdagangan dan jasa, kesemuanya sering menggunakan surat ini. Berikut contoh dari surat permintaan penawaran:
Selalu Berjaya
Jl. Pangeran Diponegoro No. 104
Bandung
Bandung, 1 April 2018
No: 05/W/ 2018
Hal: Permohonan Penawaran
Kepada Yth.
Alam Segar
Jl Halilintar No. 44
Jakarta Barat
Dengan hormat,
Berkaitan dengan surat perkenalan sebuah produk alat perkantoran dari Bapak pada tanggal 29 Februari 2018, kami cukup tertarik untuk melakukan pembelian produk tersebut. Kami juga berkeinginan untuk menjadi agen penjualan produk dari perusahaan Bapak.
Oleh karena itu, sekiranya Bapak mengirimkan beberapa teknik pembelian secara lengkap beserta teknik pembayarannya. Setelah itu proses pemesanan pembelian akan langsung kami kerjakan.
Demikian surat permohonan permintaan penawaran ini dibuat dan semoga bisa menjadi awal kerjasama yang baik.
Hormat kami,
Pinea Jaya
2. Surat Konfirmasi
Contoh surat bisnis bentuk konfirmasi ini berisi mengenai sebuah pemberitahuan, penegasan, dan juga, meyakinkan atas sebuah bisnis yang dijalankan.
Hal ini dikirim sebagai langkah menyetujui apa yang didiskusikan sebelumnya. Berikut contoh dari surat konfirmasi ini:
Selalu Berjaya
Jl. Pangeran Diponegoro No. 104
Bandung
Bandung, 1 April 2018
Hal : Konfirmasi kerjasama
Lampiran : ___________
Kepada
CATERING office
Di tempat
Dengan hormat,
Dengan adanya surat ini, kami mengirimkan sebagai tindak lanjut dari surat yang dikirimkan tanggal 6 Januari 2020 mengenai permohonan kerjasama pengadaan pelayanan makanan dan minuman bagi karyawan.
Maka dengan ini kami mengirimkan surat untuk konfirmasi yang berisi bentuk kerja sama antara pihak PT selalu Berjaya dengan Catering Office Adapun bentuk isi kerjasama tersebut adalah sebagai berikut :
Pihak PT Selalu Berjaya bekerjasama dengan pihak Catering office dalam hal pelayanan untuk makanan dan juga minuman kantor PT Selalu Berjaya.
Adapun kontrak kerjasama dimulai pada tanggal 17 Januari 2020 akan diperpanjang setiap tanggal 17 bulan berikutnya.
- Untuk harga paket makanan dan minuman yang telah disetujui yaitu menu prasmanan dengan total harga Rp 25.000,- tiap orang.
- Pembayaran akan dilakukan secara tunai dan dengan waktu pembayaran dilakukan setiap minggu sekali.
Demikian bentuk surat konfirmasi kerjasama ini disampaikan dan sesuai dengan hasil pertemuan antara kedua belah pihak.
Hormat Kami
Baca Juga: Ide Bisnis Kreatif Paling Mudah Cocok Untuk Pemula
3. Surat Penagihan
Untuk surat yang satu ini biasanya digunakan untuk menagih pihak yang memiliki hutang dengan perusahaan yang dimilikinya. Hal ini dikarenakan tempo yang sudah lewat. Berikut contoh dari surat penagihan tersebut:
Ingin Maju Sukses
Jl. Sudirman No.202
Jakarta Pusat
Jakarta, 3 April 2020
Nomor : 205/EM/IV/2020
Lamp : Faktur
Hal : Penagihan Pembayaran
Kepada
Langkah Bersama
Jl. Ketapang No. 12a
Lampung
Dengan hormat,
Bersama ini kami beritahukan bahwa pada pembukuan akhir bulan per 31 Maret, CV Langkah bersama masih memiliki kewajiban yang belum terselesaikan sebesar Rp. 10.000.000 (Sepuluh Juta Rupiah) yaitu sesuai dengan faktur nomor 209/EM/III/2019 yang salinannya kami sertakan dalam lampiran surat.
Pengingat jatuh tempo yang sudah terlewat 4 bulan, maka kami sangat berharap CV Langkah Bersama bisa untuk segera melunasi nya.
Hormat Kami,
Bagian Penagihan
Ketika kita paham dengan tujuan dari surat bisnis. Tentu akan lebih mudah ketika hendak membuatnya. Dengan adanya contoh surat bisnis tersebut akan bisa memberikan gambaran bagaimana membuat surat yang benar.
